Speicherlösungen - Kollaboratives Schreiben mit Nextcloud


Die Universität Koblenz-Landau bietet mit OnlyOffice eine Möglichkeit an, Dokumente direkt in der Nextcloud in einer Gruppe zu bearbeiten. Diese Anwendung wird im weiteren Verlauf erläutert.

 

 Unter nextcloud.uni-landau.de mit den Benutzerdaten anmelden und einloggen.

Durch das Klicken auf das +-Zeichen kann ein neues Dokument erstellt werden und dabei zwischen einem Textdokument, einer Tabelle oder Präsentation gewählt werden. In diesem Beispiel wurde ein Textdokument gewählt.

Um mit einem Kollegen oder Kommilitonen an einem Dokument zu arbeiten, muss das gewählte Dokument zuerst geteilt werden. Hierzu drückt man auf das Teilen-Symbol auf der rechten Seite des Bildschirmabschnittes.

In der sich öffnenden „Sidebar“ muss nun die Emailadresse des Mitarbeiters ausgewählt werden. Das Teilen des Dokumentes war erfolgreich, sobald die Emailadresse unter der Eingabe aufgelistet wird.

Eine .odt oder .ods Datei muss durch den Klick auf das „•••“-Symbol und den Reiter „in ONLYOFFICE öffnen“ geöffnet oder durch den Reiter „mit ONLYOFFICE umwandeln“ in .docx und .xlsx umgewandelt werden. Dateien mit der Endung .docx oder .xlsx können durch einen Doppelklick in ONLYOFFCIE bearbeitet werden.

Wird das Dokument geöffnet, so kann man anhand des verschieden farbigen Cursors erkennen, welche Person den Text verfasst. Zur Übersicht wird die Emailadresse stetig angezeigt.

Sie können nun zeitgleich mit Ihren Kollegen arbeiten. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert. Um die Kommunikation zu erleichtern befinden sich auf der linken Seite des Bildschirmes verschiedene Symbole.

Die Funktionen der Symbole sind wie folgt zu verstehen:

  • Kopf-Symbol: Öffnet einen Chat mit den aktiven Mitarbeitern
  • Symbol Sprechblase: Stellt eine Kommentarfunktion dar

Die Funktion "Nachverfolgen von Änderungen" wird über die untere Toolbar (3. Symbol rechts neben der Sprachauswahl) aktiviert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen hat.