In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Serienbrief in LibreOffice verfassen und dabei auf die Daten einer Steuerdatei zugreifen.

Dazu muss erst Ihre Steuerdatei, also eine Tabelle mit den Informationen der Personen, mit einem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm wie LibreOffice Calc oder Microsoft Excel erstellt werden.

1. Öffnen Sie LibreOffice Calc.
2. Tragen Sie in Zeile 1 der jeweiligen Spalte die Spaltenüberschrift ein, die beschreibt, welche Daten in dieser Spalte hinterlegt werden.

3. Tragen Sie die Daten in die entsprechenden Spalten ein.

4. Legen Sie zusätzlich eine Spalte mit dem Namen "Nummer" an. Nummerieren Sie in dieser Spalte die Zeilen von 1 aufsteigend durch.

5. Speichern Sie Datei ab, sobald Sie alles eingetragen haben. Dabei spielen Name sowie Speicherort keine Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie die Datei wieder finden.

Nun muss die Steuerdatei in LibreOffice Writer eingebunden werden, sodass auf die Daten der Personen zugegriffen werden kann.

1. Öffnen Sie LibreOffice Writer.
2. Klicken Sie zum Einbinden der Datei auf "Bearbeiten" und dann auf "Datenbank austauschen".

3. In dem darauffolgenden Fenster klicken Sie auf "Durchsuchen".

4. Suchen Sie nun Ihre Steuerdatei, klicken Sie diese an und anschließend auf "Öffnen".

5. Die Datei wurde nun zu den verfügbaren Datenbanken hinzugefügt. Klicken Sie auf das kleine Plus neben dem Namen der Datenbank und dann auf "Tabelle1".

6. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf "Festlegen".

Um nun Daten aus der Steuerdatei einfügen zu können, muss diese erst angezeigt werden.

1. Klicken Sie dazu auf "Ansicht" und dann auf "Datenquellen".

Alternativ kann die Ansicht auch mit "STRG" + "Umschalt" + "F4" eingeschaltet werden.
Im linken Feld sehen Sie jetzt Ihre Steuerdatei.

2. Klicken Sie auch hier wieder auf das kleine Plus. Unter dem Namen Ihrer Steuerdatei werden jetzt "Abfragen" und "Tabellen" angezeigt.

3. Klicken Sie auch bei "Tabellen" links auf das kleine Plus.

4. Öffnen Sie die "Tabelle1" mit einem Linksklick.

Die Steuerdatei wurde nun vollständig eingebunden. Sie können jetzt mit dem Verfassen des Serienbriefes beginnen.

1. Möchten Sie Daten aus der Steuerdatei in Ihren Text einfügen, klicken Sie die gewünschte Spaltenüberschrift (z.B. Anrede oder Vorname) an und ziehen Sie diese per Drag and Drop an die gewünschte Stelle im Text.
   In Ihrem Text steht dann z.B. <Anrede>. Dies wird später automatisch durch die entsprechende Anrede ersetzt.
2. Mit den im folgenden Bild gezeigten Buttons können Sie eine Vorschau der Serienbriefe sehen:

Haben Sie den Serienbrief fertig verfasst, muss dieser auch als Serienbrief gespeichert werden.

1. Klicken Sie dazu auf "Drucken" bzw. auf das Drucker-Symbol. Sie werden dann automatisch gefragt, ob Sie Ihre Datei als Serienbrief drucken möchten. Bestätigen Sie das mit "Ja".

2. Achten Sie in dem darauffolgenden Fenster darauf, dass

• Sie bei "Datensätze" "Alle" ausgewählt haben
• bei "Ausgabe" "Datei" ausgewählt ist
• "Als einzelne Dokumente speichern" ausgewählt ist
• Das Häkchen bei "Dateiname aus Datenbank erzeugen" gesetzt ist.

3. Wählen Sie bei "Feld" die Spalte "Nummer" aus. Durch diese Auswahl werden die Dateien als "1.pdf", "2.pdf", "3.pdf", etc. gespeichert. Dieses Muster ist erforderlich, wenn Sie die Dateien später per Mail an die Personen verschicken möchten.

4. Sie können bei "Pfad" einen beliebigen Speicherort auswählen.

5. Setzen Sie das Dateiformat mit Hilfe des Drop-Down-Menüs auf ".pdf".

6. Der Haken bei "Mit Kennwort speichern" muss nicht gesetzt werden. Dementsprechend ist es egal, was bei "Kennwort" ausgewählt ist.